1. ADMINISTRATOR DANYCH

Administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 punkt 7 ROZPORZĄDZENIA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych- dalej RODO)

Rosomak S.A. ul. Powstańców 5/7, 41-100 Siemianowice Śląskie, NR KRS 0000 231611 SĄD REJONOWY W KATOWICACH, +48 32 228 57 51, rosomaksa@rosomaksa.pl dalej zwana Spółką.

INSPEKTOR OCHRONY DANYCH:

W Spółce został powołany Inspektor Ochrony Danych w osobie Pana Michała Geilke, e-mail: iod@rosomaksa.pl, tel. 577-631-313, z którym można kontaktować się zawsze w razie wątpliwości co do przetwarzania Państwa danych osobowych.

2. ZAŁOŻENIA OGÓLNE I CEL PRZETWARZANIA

W zależności od celu przetwarzania danych osobowych Państwa dane będziemy przetwarzać w dedykowanym minimalnym zakresie oraz na podstawie przepisów ustaw szczegółowych (lex specialis) jak i RODO. Niezależnie od powyższego mają Państwo:

a) Prawo poznania celu przetwarzania Państwa danych oraz podstawy prawnej przetwarzania. Spółka przetwarza dane w poniżej wskazanych celach (należy wybrać odpowiedni):

- DLA KANDYDATA DO PRACY ;

- DLA PRACOWNIKA/OSÓB POWIĄZANYCH Z PRACOWNIKIEM;

- DLA KONTRAHENTA/POTENCJALNEGO KONTRAHENTA/OSÓB POWIĄZANYCH;

- DLA GOŚCI HOTELU „GOŚCINIEC SIEMIANOWICKI”;

- SYSTEM ZGŁASZANIA NIEPRAWIDŁOWOŚCI;

b) prawo dostępu do treści swoich danych – możecie Państwo zawnioskować o udzielenie informacji jakie Państwa dane znajdują się w naszym posiadaniu;

c) prawo do poprawiania swoich danych – w przypadku gdy stwierdzicie, że posiadane przez nas dane na Państwa temat są niedokładne lub niekompletne, możecie Państwo zawnioskować o ich zmianę;

d) prawo do żądana usunięcia swoich danych – możecie Państwo zażądać usunięcia swoich danych osobowych znajdujących się u nas o ile zezwoli na to prawo;

e) prawo do ograniczenia przetwarzania danych – jeżeli uznacie Państwo, że zakres danych jakie przetwarzamy jest zbyt szeroki macie prawo do żądania ograniczenia tego zakresu. Jednak w przypadku przetwarzania danych na podstawie przepisów prawa to prawo nie przysługuje;

f) prawo do zgłoszenia sprzeciwu – mogą Państwo wnieść sprzeciw wobec dalszego przetwarzania danych;

g) prawo do przenoszenia danych – możecie się Państwo od nas domagać przekazania Państwa danych do innego podmiotu (w szczególnych przypadkach opisanych w art. 20 RODO tzn. tylko danych dostarczonych Administratorowi przez Państwa, które są przetwarzane na podstawie zgody i mają postać elektroniczną);

h) prawo do uzyskania kopii danych;

i) prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na jej podstawie przed jej cofnięciem jeżeli przetwarzanie Państwa danych odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) lub art. 9 ust. 2 lit. a) RODO;

j) jeżeli przetwarzanie Państwa danych odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (prawnie uzasadnione interesy Spółki), mają Państwo prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw – z przyczyn związanych ze swoją szczególną sytuacją – wobec przetwarzania danych osobowych opartego na tej podstawie;

k) prawo do bycia nieprofilowanym w rozumieniu art. 22 ROOD. Spółka informuje, że w żadnym przypadku przetwarzania nie profiluje osób fizycznych;

l) prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych (www.uodo.gov.pl);

Niektóre z powyższych praw mogą być ograniczone w stosowaniu w zależności od kontekstu przetwarzania danych.

W trosce o bezpieczeństwo danych osobowych, opracowaliśmy wewnętrzne procedury i zalecenia, które w szczególności mają zapobiec udostępnieniu danych osobom nieupoważnionym. Kontrolujemy ich wykonywanie i stale sprawdzamy ich zgodność z odpowiednimi aktami prawnymi - ustawą o ochronie danych osobowych, ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną, a także wszelkiego rodzaju aktach wykonawczych i aktach prawa wspólnotowego.

Dane Osobowe przetwarzane są między innymi na podstawie dobrowolnej zgody wyrażanej przez Użytkownika oraz w przypadkach, w których przepisy prawa upoważniają Administratora do przetwarzania danych osobowych na podstawie przepisów prawa czy przykładowo w celu realizacji zawartej pomiędzy stronami umowy. W każdym przypadku przetwarzania danych będziemy wyraźnie informować o podstawie prawnej tego przetwarzania.

3. PRACOWNIK/OSOBY POWIĄZANE Z PRACOWNIKIEM

Szczegółowe informacje można uzyskać poprzez kontakt z działem właściwym ds. personalnych:

tel. +48 32 228 57 51. e-mail: wojciech.wyrozumski@rosomaksa.pl.

4. KONTRAHENT/POTENCJALNY KONTRAHENT /OSOBA POWIĄZANA

W przypadku gdy zostaną Państwo naszymi Klientami lub podejmą Państwa działania w tym kierunku, Państwa dane będą wykorzystane podczas rozmów handlowych w celu realizacji sprzedaży (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b, c i f RODO). Dotyczy to w szczególności danych reprezentantów, danych o płatnościach, miejscu dostawy towaru, osób upoważnionych do realizacji zlecenia, wystawienia dokumentów sprzedaży oraz umożliwienia Państwu skorzystania z uprawnień z tytułu gwarancji.

W przypadku gdy zostaniemy Państwa klientem, Państwa dane będą wykorzystane w celu przykładowo realizacji procesu zakupu (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b, c i f RODO). Dotyczy to w szczególności danych o płatnościach, danych adresowych nadawcy, osób upoważnionych do realizacji zlecenia.

Podanie danych jest dobrowolne, jednak ich niepodanie będzie skutkowało brakiem możliwości zawarcia umowy i prowadzenia rozmów handlowych.

Państwa dane związku z prowadzoną dzielnością Spółki mogą zostać przekazywane do odbiorców znajdujących się w państwach poza Europejskim Obszarem Gospodarczym- w odpowiednich przypadkach będzie to jasno określone podczas rozmów handlowych czy w zawieranej umowie.

JAKIE DANE GROMADZIMY?

Gromadzimy i wykorzystujemy Państwa dane osobowe w zakresie niezbędnym w ramach naszej działalności, w szczególności w stosownych przypadkach:

• dane identyfikacyjne (np. imię i nazwisko),

• dane kontaktowe (np. adres pocztowy i adres e-mail, numer telefonu),

• status podatkowy (np. identyfikator podatkowy),

• dane finansowe (np. rachunek zysków i strat, dokumenty PIT),

• dane bankowe (np. dane rachunku bankowego),

• dane szczegółowe dotyczące naszej współpracy,

• monitorowanie wideo (np. monitoring obiektów Spółki).

NA JAKIEJ PODSTAWIE PRAWNEJ PRZETWARZAMY PAŃSTWA DANE:

Podstawa przetwarzania Państwa danych wynika z celu w jakim są one przetwarzane tzn. Państwa dane osobowe podane w związku z zamówieniem czy chęcią przystąpienia do negocjacji lub realizacją naszego zamówienia przetwarzamy w celu realizacji umowy handlowej w tym dostawy, ubezpieczenia czy gwarancji.

KOMU UDOSTĘPNIAMY PAŃSTWA DANE OSOBOWE?

Chcąc zrealizować wyżej wymienione cele możemy przekazać Państwa dane osobowe:

• usługodawcom (np. wywiadowniom gospodarczym, firmom doradczym, firmom wspomagającym nasz system informatyczny), którzy wykonują usługi w naszym imieniu oraz spółkom zależnym (dotyczy danych Kontrahentów i potencjalnych Kontrahentów);

• firmom transportowym;

• firmie świadczącej dla nas usługi dostawy i utrzymania naszego serwisu internetowego (osoby korzystające z usług tego serwisu);

• organom finansowym lub sądowym, agencjom państwowym, wojskowym lub organom publicznym, na żądanie oraz w zakresie dozwolonym przez prawo;

• ubezpieczycielom;

• niektórym osobom wykonującym regulowane zawody, takim jak prawnicy czy audytorzy.

• W odpowiednich przypadkach spółce PGZ S.A;

JAK DŁUGO PRZETWARZAMY PAŃSTWA DANE?

Państwa dane osobowe przechowujemy przez okres wymagany obowiązującymi przepisami prawa lub inny okres uzależniony od celu przetwarzania, w szczególności:

a) dane pozyskane na potrzeby realizacji sprzedaży / zakupu będą przechowywane przez okres realizacji umowy; po tym okresie Państwa dane będziemy przetwarzać przez okres nie dłuższy niż 10 lat;

b) dane pozyskane na podstawie monitoringu wizyjnego terenów/zakładów których właścicielem jest Spółka będą przechowywane przez okres 3 miesięcy od daty rejestracji;

OSOBY POWIĄZANE

Z niektórych przyczyn możemy gromadzić informacje dotyczące Państwa nawet gdy nie współpracujemy z Państwem bezpośrednio. Może to mieć miejsce na przykład w sytuacji gdy Państwa dane są przekazywane przez naszych Klientów w szczególności jeżeli są Państwo:

a) pracownikami;

b) poręczycielami;

c) przedstawicielami prawnymi (pełnomocnikami);

d) stroną np. w procesie reklamacji;

e) członkami rodziny pracowników/ kontrahentów;

f) są Państwo w bazach firmy współpracujących ze Spółką;

Podstawą prawną tych działań są prawnie uzasadnione interesy realizowane przez Spółkę (art. 6 ust.1 lit. f RODO) - mogą Państwo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw – z przyczyn związanych ze swoją szczególną sytuacją – wobec przetwarzania swoich danych opartych na tej podstawie.

5. GOŚCIE HOTELU- „GOŚCINIEC SIEMIANOWICKI”

PANA/PANI DANE OSOBOWE DANE BĘDĄ PRZETWARZANE W CELU:

a) wykonania na Pana/Pani rzecz umowy o świadczenie usług hotelowych w Gościńcu Siemianowickim lub do podjęcia działań na Pana/Pani żądanie przed zawarciem umowy (zgodnie z art. 6 ust. 1. lit. b RODO).

b) realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa, w tym obowiązków podatkowych oraz obowiązków z zakresu rachunkowości (zgodnie z art. 6 ust. 1. lit c RODO)

c) realizacji uzasadnionego interesu Spółki, polegającego na dochodzeniu roszczeń lub obrony przed roszczeniami i odpowiedzi na zapytania w tym z formularzy kontaktowych dostępnych on-line (art. 6 ust. 1. lit f RODO).

ZAKRES PRZETWARZANYCH DANYCH:

a) imię i nazwisko,

b) data urodzenia,

c) dane kontaktowe (adres, numer telefonu, e-mail),

d) numer paszportu (obcokrajowcy),

e) numer rachunku bankowego, numer karty kredytowej,

f) NIP,

g) dodatkowe informacje z ewentualnych programów premiowych/kart lojalnościowych.

Jeżeli rezerwacja została dokonana przez zewnętrzne systemy rezerwacyjne, otrzymaliśmy Pana/Pani od właściciela takiego systemu. Jeżeli rezerwacja została dokonana bezpośrednio w Gościńcu, dane osobowe otrzymaliśmy bezpośrednio od osoby dokonującej rezerwacji.

Podanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do realizacji umowy o świadczenie usług hotelarskiej/zakwaterowania. Brak podania danych będzie równoznaczny z brak możliwości realizacji umowy i świadczenia usług.

Dane osobowe będą przetwarzane czas okres niezbędny do realizacji umowy o świadczenie usług hotelarskich/zakwaterowania, a następnie dane przetwarzane w celu realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa będą przetwarzane przez okres wynikający z tych przepisów, tj. do 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło świadczenie usługi.

Dane zostaną udostępnione podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie i w imieniu Spółki w celu obsługi systemu rezerwacji.

6. SYSTEM ZGŁASZANIA NIEPRAWIDŁOWOŚCI

Dane osobowe są przetwarzane w celu realizacji obowiązków prawnych wynikających z ustawy z dnia 23 maja 2024 roku o ochronie sygnalistów oraz zgody sygnalisty na przetwarzanie danych osobowych, jeśli zdecyduje się nie zachować poufności swoich danych. Zakres przetwarzanych danych osobowych obejmuje dane, które zostały podane w zgłoszeniu naruszenia prawa lub zostały pozyskane w trakcie jego weryfikacji oraz działań następczych, w szczególności dane identyfikacyjne, adres do kontaktu.

Dane osobowe pochodzą od osoby dokonującej zgłoszenia lub mogą zostać pozyskane w trakcie prowadzenia działań następczych. Zgłoszenia można dokonać poprzez bezpośredni kontakt z Koordynatorem ds. etyki pod numerem telefonu 32/664 53 57, elektronicznie na adres liniaetyki@rosomaksa.pl

Przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do zgłoszenia naruszenia prawa, jego weryfikacji oraz prowadzenia działań następczych. Niepodanie adresu do kontaktu może skutkować nieprzekazaniem potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia oraz informacji zwrotnej.

ODBIORCY DANYCH I OKRES PRZECHOWYWANIA

Dostęp do danych osobowych mają wyłącznie upoważnieni pracownicy/współpracownicy danej Rosomak S.A., którzy zostali zobowiązani do zachowania ich w poufności oraz podmioty świadczące usługi informatyczne, prawne oraz doradcze.

Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.